Hỏi đáp về Hoá đơn điện tử

Câu 1. Hoá đơn điện tử là gì?
Câu 2. Các cơ sở pháp lý liên quan HĐĐT?
Câu 3. DN cần có điều kiện gì để được sử dụng HĐĐT?
Câu 4. DN cần thực hiện các thủ tục gì để phát hành HĐĐT?
Câu 5. HĐĐT mang lại lợi ích gì cho DN (đơn vị phát hành)?
Câu 6. HĐĐT áp dụng cho các loại hóa đơn nào?
Câu 7. DN (bên bán) có cần phải lưu trữ HĐĐT không?
Câu 8. Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?
Câu 9. Làm thế nào để phân biệt được HĐĐT (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?
Câu 10. Việc báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn (BC26) của khi sử dụng HĐĐT như thế nào?
Câu 11. DN có được quyền sử dụng nhiều hình thức hóa đơn không?
Câu 12. Các thủ tục phải thực hiện khi điều chỉnh, thay thế, huỷ hoá đơn điện tử?
Câu 13. Trên hóa đơn giấy tại phần người mua hàng đã được phép ghi “Bán hàng qua điện thoại”. Vậy HĐĐT áp dụng như HĐ giấy được không?
Câu 14. Đối với DN có nhu cầu in hoá đơn để kèm với hàng hóa đi đường thì phải làm thế nào?
Câu 15. Trường hợp hoá đơn chuyển đổi nhằm mục đích lưu trữ có cần đóng dấu không?
Câu 16. HĐĐT có được sử dụng dạng song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài) không?
Câu 17. DN có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào khi sử dụng HĐĐT? Chữ ký số ký hóa đơn ai là người bảo quản?
Câu 18. Thời gian tối đa mà khách hàng có thể tra cứu HĐĐT đã lập?
Câu 19. HĐĐT có thực hiện được việc xuất hóa đơn kèm bảng kê không?
Câu 20. HĐĐT có liên không?
Câu 21. Làm sao để bên mua xác định được HĐĐT của bên bán có giả mạo hay không?
Câu 22. Để có thể tiếp nhận HĐĐT, các yêu cầu về máy tính thiết bị của chúng tôi là gì?
Câu 23. Tôi là khách hàng DN, vậy khi tôi nhận được HĐĐT từ đối tác và tiến hành kê khai thuế, DN tôi có gặp khó khăn vướng mắc gì không, cách thức kê khai như thế nào đối với hóa đơn giấy đang áp dụng bây giờ?
Câu 24. Cách tra cứu HĐĐT trên website tra cứu do bên bán cung cấp?
Câu 25. Để có được hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như HĐĐT thì sao?
Câu 26. Khi nhận được HĐĐT, DN thực hiện kê khai và khấu trừ thuế như thế nào?
Câu 27. Trường hợp người mua nhận được hoá đơn chuyển đổi, có cần phải ký vào mục người mua hàng không?

 

Viết tắt:

HĐĐT: Hoá đơn điện tử

DN: Doanh nghiệp

Câu 1.       Hoá đơn điện tử là gì?

Trả lời:

  • HĐĐT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khởi tạo, lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký điện tử theo quy định của pháp luật. Dữ liệu của HĐĐT đảm bảo không bị thay đổi trong quá trình truyền nhận dữ liệu giữa các bên liên quan.
  • Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT.

Câu 2.      Các cơ sở pháp lý liên quan HĐĐT?

 Trả lời: Các căn cứ pháp lý cơ bản nhất bao gồm:

  • Luật Thương mại (số 36/2005/QH11) và các văn bản hướng dẫn thi hành;
  • Luật Dân sự (số 91/2015/QH13) và các qui định hướng dẫn thi hành;
  • Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005);
  • Luật Công nghệ thông tin (số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006);
  • Nghị định về Thương mại Điện tử (số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/06/2006);
  • Nghị định quy định chi tiết thi hành luật Giao dịch điện tử về Chữ ký số và dịch vụ chứng thực Chữ ký số (số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007);
  • Nghị định quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ (số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010);
  • Thông tư Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/03/2011);
  • Nghị định Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP (số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014);
  • Thông tư hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP (số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 31/03/2014);

Câu 3.      DN cần có điều kiện gì để được sử dụng HĐĐT?

 Trả lời: Theo quy định hiện hành, DN – tổ chức muốn sử dụng hoá đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2, Điều 4, Thông tu 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính, cụ thể như sau:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo HĐĐT phải đáp ứng điều kiện sau:

  1. a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  2. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  3. c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  4. d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

  1. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu..”

Câu 4.      DN cần thực hiện các thủ tục gì để phát hành HĐĐT?

 Trả lời:

  • Tạo và nộp Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử trực tiếp tới tới Cơ quan Thuế quản lý (AZ Invoice lập mẫu sẵn, DN cần thay đổi thông tin và nộp cho CQT).
  • Tạo mẫu hóa đơn (AZ Invoice tạo cho DN).
  • Lập và gửi thông báo phát hành hoá đơn, đính kèm mẫu hoá đơn qua mạng (làm giống hoá đơn giấy).
  • Kiểm tra kết quả thông báo phát hành hoá đơn tại website của Tổng Cục Thuế: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html

Câu 5.      HĐĐT mang lại lợi ích gì cho DN (đơn vị phát hành)?

 Trả lời:

lợi ích của hoá đơn điện tử

Câu 6.      HĐĐT áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

 Trả lời: Theo Khoản 1, điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011:

“ HĐĐT gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”

Câu 7.      DN (bên bán) có cần phải lưu trữ HĐĐT không?

Trả lời: Căn cứ Khoản 1, điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011:

“1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.”

AZ Invoice có 3 phương án lưu trữ đồng thời cho DN:

  • AZ Invoice tự lưu trữ miễn phí.
  • KH lưu trữ vào máy khi thoát phần mềm.
  • Khách hàng lưu vào Dropbox/google drive … ngay khi thoát phần mềm.

Câu 8.      Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

 Trả lời: Trong trường hợp người của bên bán muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán tiến hành chuyển đổi HĐĐT ra giấy và giao cho người mua.

Câu 9.      Làm thế nào để phân biệt được HĐĐT (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

  • Căn cứ vào số Liên: HĐĐT không có trường Liên
  • Trường ký hiệu trên hóa đơn:
    • HĐĐT: E
    • Hóa đơn giấy: T hoặc P
  • HĐĐT có trường thông tin “Hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy.
  • Chữ ký:
    • HĐĐT: Chữ ký số
    • Hoá đơn giấy: Chữ ký tươi và mộc đỏ.

Câu 10.  Việc báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn (BC26) của khi sử dụng HĐĐT như thế nào?

Trả lời: Làm tương tự hoá đơn giấy.

Câu 11.  DN có được quyền sử dụng nhiều hình thức hóa đơn không?

 Trả lời: Được.

Căn cứ vào Khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính nêu:

“3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, HĐĐT) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Câu 12.  Các thủ tục phải thực hiện khi điều chỉnh, thay thế, huỷ hoá đơn điện tử?

 Trả lời: Nguyên tắc:

Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, và: Phát sinh Cách xử lý
1 hoặc cả 2 bên đã kê khai thuế –   Trả /Huỷ đơn hàng

–   Sửa nội dung hoá đơn

Lập hoá đơn điều chỉnh
Cả 2 bên chưa kê khai thuế Lập hoá đơn mới thay thế.

Trường hợp trả/huỷ đơn hàng, trong hoá đơn điều chỉnh/thay thế sẽ thể hiện giá trị hoá đơn =0.

Câu 13.  Trên hóa đơn giấy tại phần người mua hàng đã được phép ghi “Bán hàng qua điện thoại”. Vậy HĐĐT áp dụng như HĐ giấy được không?

 Trả lời: Trên Hoá đơn điện tử, DN không cần thể hiện nội dung bán hàng qua điện thoại.

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của TCT gửi các Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương – hướng dẫn về chữ ký của người mua trên HĐĐT:

“ …trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hoá, biên nhận thanh toán, phiếu thu … thì người bán lập hoá đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.”

Câu 14.  Đối với DN có nhu cầu in hoá đơn để kèm với hàng hóa đi đường thì phải làm thế nào?

 Trả lời: DN tiến hành sử dụng tính năng chuyển đổi hoá đơn trên phần mềm.

Căn cứ theo Điều 12 thông tư 32/2011/BTC thì DN được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá, và tuân thủ theo quy định sau:

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử”).
  • Có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Câu 15.  Trường hợp hoá đơn chuyển đổi nhằm mục đích lưu trữ có cần đóng dấu không?

Trả lời: Không.

Căn cứ: Theo Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC: HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

Câu 16.   HĐĐT có được sử dụng dạng song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài) không?

Trả lời: Có.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu 17.  DN có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào khi sử dụng HĐĐT? Chữ ký số ký hóa đơn ai là người bảo quản?

Trả lời:

  • HĐĐT cho phép nhiều người cùng lập, ký số cùng lúc.
  • Chữ ký số có thể được lưu tại thiết bị lưu trữ (HSM, Server) của DN hoặc của AZ Invoice.

Câu 18.  Thời gian tối đa mà khách hàng có thể tra cứu HĐĐT đã lập?

Trả lời: Do HĐĐT được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật, nên bên mua có thể tra cứu HĐĐT trên website vào bất kỳ lúc nào trong thời gian này.

Câu 19.   HĐĐT có thực hiện được việc xuất hóa đơn kèm bảng kê không?

Trả lời: HĐĐT không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy, do vậy DN có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê. HĐĐT này chỉ hiển thị một số hóa đơn và là hóa đơn có nhiều trang.

Câu 20.  HĐĐT có liên không?

Trả lời:

  • HĐĐT chỉ có 01 bản duy nhất, nên không có khái niệm liên.
  • Bên bán, bên mua và CQT cùng khai thác dữ liệu trên một bản HĐĐT duy nhất.

Câu 21.  Làm sao để bên mua xác định được HĐĐT của bên bán có giả mạo hay không?

Trả lời: Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:

  • Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT.
  • Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử

Câu 22.   Để có thể tiếp nhận HĐĐT, các yêu cầu về máy tính thiết bị của chúng tôi là gì?

Trả lời: Để tiếp nhận HĐĐT máy tính, điện thoại của bên mua cần:

  • Kết nối Internet
  • Trình duyệt: Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, …
  • Thông tin tra cứu hoá đơn (người bán cung cấp).

Câu 23.  Tôi là khách hàng DN, vậy khi tôi nhận được HĐĐT từ đối tác và tiến hành kê khai thuế, DN tôi có gặp khó khăn vướng mắc gì không, cách thức kê khai như thế nào đối với hóa đơn giấy đang áp dụng bây giờ?

Trả lời:

  • Do HĐĐT là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.
  • Vì vậy, Quý khách hàng sẽ kê khai thuế bình thường như hóa đơn giấy hiện nay. Căn cứ thông tin trên HĐĐT, trên bản thể hiện HĐĐT về số seri hóa đơn, ngày cấp hóa đơn… đơn vị thực hiện kê khai và quyết toán thuế như đối với Hóa đơn giấy trước đây.

Câu 24.   Cách tra cứu HĐĐT trên website tra cứu do bên bán cung cấp?

Trả lời:

  • Truy cập website
  • Tra cứu thông tin theo hướng dẫn của bên bán.
  • Tải HĐĐT về máy tính để lưu trữ, kê khai thuế (nếu có).

Câu 25.  Để có được hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như HĐĐT thì sao?

Trả lời:

  • Khách hàng cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ HĐĐT) thì liên hệ với đơn vị phát hành HĐĐT để được cấp hóa đơn dạng giấy chuyển đổi từ HĐĐT.
  • Trên hóa đơn chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HĐĐT”.
  • Khi nhận được hoá đơn chuyển đổi này, DN tiến hành tra cứu và so sánh với bản gốc.
  • Khi đảm bảo tính chính xác, Hoá đơn này được xem là có giá trị pháp lý.

Câu 26.  Khi nhận được HĐĐT, DN thực hiện kê khai và khấu trừ thuế như thế nào?

Trả lời:

  • Khách hàng sau khi nhận HĐĐT từ bên bán có thể kê khai thuế, khấu trừ thuế bình thường như hóa đơn giấy.
  • Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình HĐĐT đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

 

Câu 27.  Trường hợp người mua nhận được hoá đơn chuyển đổi, có cần phải ký vào mục người mua hàng không?

Trả lời: Không.